NLF vil gjøre lastebilhverdagen digital – i én app

Det finnes mange digitale systemer for transportbransjen.

– Problemet er at mange lastebileiere opplever at løsningene er tunge, kompliserte og laget for «alle andre» også, sier Jone Klingsheim. Nå har NLF gjort noe med dette. Vi har utviklet en ny app- og systemplattform som skal samle store deler av hverdagen til transportbedriftene i ett brukergrensesnitt – fra kjøre- og hviletid til HMS, arbeidstid, fravær, dokumentasjon og kjøretøykontroll.

– Målet er ikke bare digitalisering - målet er å gjøre det enkelt.

Laget kun for lastebil

Budskapet fra NLF er tydelig. Dette systemet er utviklet spesifikt for transportbransjen – og for lastebilnæringen alene.

De fleste vil si «wow» når de går inn i dette, blir det sagt i presentasjonen av løsningen. Og holdningen er like direkte som den er kompromissløs.

– Alle de andre driter vi i. Dette skal bare være sykt bra for deg som driver med lastebil, sier Jone med et smil.

Men, bak formuleringen ligger et alvorlig poeng. Mange eksisterende løsninger er laget som generelle HR-, HMS- eller administrasjonssystemer som senere er forsøkt tilpasset transportnæringen. NLF mener i stedet at hele systemet må bygges rundt lastebilhverdagen fra starten av.

Lovkrav driver utviklingen

Bak mye av funksjonaliteten ligger ikke bare ønsket om enklere drift, men konkrete lovkrav.

Transportbedrifter må dokumentere kjøre- og hviletid, arbeidstid, HMS-rutiner, sykefravær, kjøretøykontroller og en rekke andre forhold. For mange mindre bedrifter har dette blitt stadig mer krevende å holde oversikt over.

NLF mener mye av problemet har vært at systemene er blitt for kompliserte.

– Det har vært for vanskelig å rapportere, sier NLF-bedriftsrådgiveren.

Dagens løsning beskrives som «ingeniørbygd» – stabil og avansert, ja visst, men samtidig så kompleks at brukerne nærmest må på kurs i flere uker for å lære seg systemene. Den nye appen skal fungere annerledes!

– Man skal kunne ta den i bruk raskt, gjøre det mest grunnleggende umiddelbart, og deretter bygge på funksjonaliteten etter behov.

HMS-avvik med ett bilde

Funksjonslisten er omfattende. Oppdages et HMS-avvik, skal sjåføren kunne ta et bilde og sende det inn direkte fra mobilen. Dersom det oppstår brudd på kjøre- og hviletidsreglene, skal systemet automatisk hente informasjonen inn i appen, slik at sjåføren kan legge inn forklaring og dokumentasjon før en eventuell kontroll.

Arbeidstidsmodulen skal registrere timer, kontrollere dem opp mot kjøre- og hviletid og sende informasjonen videre til lønnssystemet.

I tillegg kommer:

• fraværsmodul
• ferieønsker
• sykefravær
• digitale skjemaer
• dokumentarkiv
• varsling om utløp av sertifikater og godkjenninger
• komplette bil- og ansattlister

Alt samlet i samme løsning. 

Digital sjekkliste for bilen

En av funksjonene NLF trekker frem som et eksempel på hvor enkelt det skal være, er systemet for «hente og levere kjøretøy».

Når en sjåfør tar ut en bil, kan bedriften ha lagt inn en digital sjekkliste for akkurat det kjøretøyet. Sjåføren dokumenterer bilens tilstand ved utlevering og ved retur. Tanken er å erstatte bunker med papirskjemaer, permer og manuell oppfølging.

– Det samme gjelder de nye digitale skjemaene, sier Jone. NLF beskriver det som å «rydde bort posthyllene på kontoret». I stedet skal ansatte fylle ut skjemaene direkte i appen, sende dem inn digitalt og gjøre informasjonen umiddelbart tilgjengelig for administrasjonen.

Sjåføren administrerer mye selv

Systemet skal også gi sjåførene større kontroll over egne dokumenter og opplysninger.

Førerkort, kompetansebevis og andre sertifikater kan oppdateres direkte i appen. Sjåføren kan laste opp nye dokumenter, registrere nye utløpsdatoer og holde informasjonen oppdatert uten manuell administrasjon fra kontoret.

Og Appen støtter både norsk og engelsk språkversjon. – I tillegg finnes funksjoner for pårørendeinformasjon, nødnumre, kollegastøtte og psykologisk hjelp.

Skal være enkelt – ikke fullt av funksjoner

Gjennom hele utviklingsprosessen har målet vært at systemet skal være enkelt i bruk.

Jone sier rett ut at de bruker mer tid på å si nei til nye funksjoner enn å legge dem inn. Målet er ikke å bygge det største systemet, men det mest intuitive.

Det betyr ikke at løsningen er liten. Tvert imot beskrives infrastrukturen som robust nok til også å håndtere behovene til de største transportbedriftene. Men prinsippet er at systemet skal være enkelt å drifte når grunnjobben først er gjort.

– Det tar nok litt tid å sette opp, men når det er gjort, skal det være enkelt å bruke, er tankegangen, sier Jone.

Ikke dyrt – men strategisk viktig

Prisene er også relativt moderate sammenlignet med mange kommersielle løsninger.

Kjøre- og hviletid samt arbeidstidsmodul skal koste rundt 660 kroner per bil i året. Hele KMV-pakken med øvrige funksjoner skal ligge rundt 20 000 kroner årlig per bedrift – ikke per bil.

NLF legger heller ikke skjul på at systemet er strategisk viktig for hele organisasjonen.