Kjører du flyfrakt? Dette må være på plass fra 1. januar 2027 og slik gjør du det.
Fra 1. januar 2027 erstattes transportørerklæringen av krav om myndighetsgodkjenning for transport av flyfrakt fra kjent avsender og flyfrakt med sikkerhetsstatus. Her er huskelisten for NLF-medlemmer som skal utføre slike oppdrag – fra avklaring med kunden til søknad og dokumenterte rutiner.
Godkjenningen heter «sikkerhetsgodkjent transportør», på engelsk «Approved Haulier». I Norge er det Luftfartstilsynet som gir godkjenningen. Kravet gjelder innenfor EU/EØS. Det avgjørende er hvilken del av transportkjeden bedriften utfører – ikke bare at varene senere skal om bord i et fly. Avklar derfor om oppdragene omfattes før dere setter i gang.
Huskelisten: Gjør dette i riktig rekkefølge
1. Avklar med kunden hvilke oppdrag som omfattes
Dette må dere ha orden på: Kravet omfatter bakketransport av flyfrakt fra kjent avsender og flyfrakt med sikkerhetsstatus. Dagens transportørerklæring er ikke en erstatning for myndighetsgodkjenningen fra 1. januar 2027.
Slik går dere frem: Be oppdragsgiveren bekrefte skriftlig hvilken status frakten har ved henting, hvem dere kjører på vegne av, og om transporten inngår i den sikre flyfraktkjeden. Lag en oversikt over kunder, hente- og leveringssteder, eventuell omlasting og bruk av undertransportører. Er dere usikre på et oppdrag, be Luftfartstilsynet avklare om godkjenningskravet gjelder.
2. Utpek en ansvarlig for security
Dette er kravet: Bedriften må utpeke minst én person med ansvar for sikkerhetsprogrammet og etterlevelsen av sikkerhetstiltakene. Personen må bestå utvidet bakgrunnssjekk og gjennomføre nødvendig opplæring.
Slik går dere frem: Bestem hvem som skal ha ansvaret, og beskriv oppgavene skriftlig. Sett av tid til opplæring, dokumentasjon og oppfølging. Registrer navn, telefonnummer og e-post – disse opplysningene skal også inn i søknaden om bedriftsgodkjenning.
3. Start bakgrunnssjekkene tidlig
Dette er kravet: Personell som skal ha tilgang til flyfrakt, omfattes av krav om standard bakgrunnssjekk. Den securityansvarlige må ha utvidet bakgrunnssjekk. Kartlegg de faktiske tilgangene til sjåfører, vikarer og annet berørt personell. Ikke legg til grunn et generelt unntak for sjåfører som kjører plombert last uten å ha avklart vilkårene med Luftfartstilsynet.
Slik går den enkelte frem:
Åpne Luftfartstilsynets side «NF-2008 Søknad om bakgrunnssjekk» og følg lenken til Altinn. Velg full søknad ved førstegangssøknad om utvidet bakgrunnssjekk. Ved standard bakgrunnssjekk skal full søknad brukes både første gang og ved fornyelse. Årlig fornyelse er bare for utvidet bakgrunnssjekk. Følg dokumentasjonskravene i den gjeldende søknadsveiledningen, og kontroller at alt er vedlagt før innsending. Bedriften bør holde oversikt over hvem som er godkjent, hvilken tilgang de kan ha, og når oppfølging er nødvendig.
4. Bestill riktig opplæring – ikke bare et generelt kurs
Dette er kravet: Opplæringen skal tilpasses rollen. Luftfartstilsynet presiserer at eksisterende e-kurs for kjente avsendere ikke dekker transportørenes opplæringsbehov fullt ut.
Slik går dere frem: Send kursleverandøren en oversikt over roller og tilganger. Be om skriftlig bekreftelse på hvilke regelverkspunkter kurset dekker. Bruk denne oversikten når dere bestiller:
· Stedlig securityansvarlig: opplæring etter punkt 11.2.2 og 11.2.5.
· Personell med selvstendig tilgang til sikkerhetskontrollert frakt eller post: punkt 11.2.3.9.
· Personell med tilgang under overvåkning eller begrensede oppgaver: punkt 11.2.7. Opplæring etter 11.2.3.9 dekker også dette kravet.
· Personell med ansvar for cybertiltak: punkt 11.2.8.1. Personell med tilgang til kritiske IKT-systemer eller data: punkt 11.2.8.2.
Opplæring etter 11.2.5 skal gjennomføres av sertifisert instruktør eller som e-kurs. Øvrig opplæring kan gjennomføres av sertifisert instruktør, intern godkjent instruktør eller som e-kurs. Virksomheten er selv ansvarlig for at e-kurs følger regelverket. Det er også krav om oppfriskningsopplæring. Samle kursbevis og dokumentasjon på innhold og gjennomføring. Lag en plan for oppfriskning og for opplæring av nyansatte og vikarer.
5. Lag et sikkerhetsprogram som beskriver deres drift
Dette må dere forberede: Bedriften skal ha en ansvarlig for sikkerhetsprogrammet og etablere sikkerhetstiltak under transport og eventuelle kortere omlastninger.
Slik går dere frem:
Gå inn på Luftfartstilsynet hjemmeside og finn gjeldende mal, veiledning og tilgang til relevant regelverk. Beskriv hvordan kravene ivaretas i deres faktiske drift – ikke bare i en generell prosedyre. Som praktisk arbeidsliste bør dere gå gjennom ansvar, personell og opplæring, tilgang til frakten, beskyttelse underveis, eventuell omlasting, overlevering, avvik og intern kvalitetskontroll.
Dette er en arbeidsliste, ikke en uttømmende gjengivelse av myndighetenes krav. Avklar innhold og dokumentasjonsnivå med tilsynet.
DETTE MÅ SENDES INN!
6. Kontroller avtalene – også med undertransportører
Dette er kravet: Sikkerhetsgodkjente transportører kan bare transportere flyfrakt på vegne av sikkerhetsgodkjente fraktleverandører eller kjente avsendere som de har inngått avtale med. Underleverandører kan bare brukes dersom de selv er sikkerhetsgodkjent transportør eller sikkerhetsgodkjent fraktleverandør.
Slik går dere frem: Gå gjennom kundelisten og avtalene.
Godkjente transporter fremkommer på: https://ksda.ec.europa.eu/public/screen/home
7. Fyll ut søknaden om bedriftsgodkjenning
Slik går dere frem:
Bruk skjema NF-1034 «Søknad om sikkerhetsgodkjenning», i en versjon som har alternativet «Sikkerhetsgodkjent transportør». Kryss av for godkjenning og riktig virksomhetstype. Fyll inn registrert firmanavn, organisasjonsnummer, adresse og kontaktopplysninger, opplysninger om securityansvarlig og en kort beskrivelse av virksomheten. Ansvarlig leder skal signere. Legg ved firmaattest som ikke er eldre enn ett år.
Skjemaet oppgir innsending til postmottak@caa.no eller Luftfartstilsynet, Postboks 243, 8001 Bodø. Avklar først med tilsynet hvilken innsendingsmåte som skal brukes for sikkerhetsprogram og øvrig dokumentasjon, og hvilke vedlegg som kreves. Bruk alltid gjeldende skjema fra tilsynets nettsider.
8. Avklar kontroll og få godkjenningen på plass før oppstart
Slik går dere frem:
Be Luftfartstilsynet bekrefte videre saksbehandling, behov for stedlig kontroll, forventet behandlingstid. Gebyrer mm. fremkommer på hjemmesiden. Ha søknad, sikkerhetsprogram, dokumentasjon på opplæring, oversikt over personell og avtaler tilgjengelig, og rett eventuelle mangler som tilsynet påpeker.
Husk: Fra 1. januar 2027 må transportøren inneha godkjenningen for å utføre transport som omfattes. Planlegg derfor i forhold til at godkjenningen skal være på plass 1. januar – ikke bare at søknaden skal være sendt. Avklar en løsning med godkjent transportør dersom dere ikke rekker å bli ferdige.
Siste sjekk før første oppdrag i 2027
· Vi har avklart hvilke oppdrag som krever godkjenning.
· Bedriften har fått nødvendig myndighetsgodkjenning.
· Securityansvarlig er utpekt og har nødvendig bakgrunnssjekk og opplæring.
· Berørt personell har nødvendig bakgrunnssjekk og dokumentert opplæring.
· Sikkerhetsprogrammet er på plass, og rutinene er tatt i bruk.
· Vi har avtaler med aktuelle kjente avsendere eller sikkerhetsgodkjente fraktleverandører.
· Undertransportører har nødvendig egen godkjenning.
· Vi har en plan for oppfriskningsopplæring, personellendringer og oppfølging av rutiner.
Her finner du skjema og veiledning
· Luftfartstilsynets oversikt over flyfrakt og transportører
· Søknad om sikkerhetsgodkjenning – NF-1034 med transportøralternativ