NLF

KMV-nytt, nr 6, 2018

KMV-informasjon + personvern.

KONTROLL AV ANSATTES KOMPETANSE

Eier, eller den som på eierens vegne, har rådighet over motorvognen, plikter å forvisse seg om at den som han lar bruke motorvognen, fyller vilkårene for å føre den. (Vegtrafikkloven, § 17).

Det betyr at virksomheten bør ha rutiner for jevnlig å kontrollere at sjåførene har de førerkortene og de bevisene de skal ha. En slik kontroll bør finne sted to ganger hvert år. Ansatte som ofte er innom kontoret kan fysisk vise dem fram. Andre kan ta bilde av førerkortet/bevisene og sende inn til bedriften.

Denne teksten legges nå inn i KMV, kap. 4.1. Vi kommer til å sende ut påminnelse om slik sjekk 2 ganger hvert år, gjennom nyhetsbrevet; KMV-nytt.

 

Informasjon om bransjesertifikatet.

BRANSJESERTIFIKAT – FØRSTE GANGS UTSTEDELSE

Når du anser at bedriften har innført – og har begynt å bruke KMV-systemet, bekrefter du det ved å fylle ut en bekreftelse og sende den til NLF. På bakgrunn av den vil vi utstede bransjesertifikat.

 

ÅRSLIG REVISJON (NLF)

Når bransjesertifikatet skal fornyes, må vi ta en revisjon (telefonmøte). Da skal du ikke sende inn bekreftelsen i punktet ovenfor. Se nærmere kap 6.4.2 Ekstern revisjon (NLF). Når de tre rapportene, det henvises til i kap. 6.4.1, er lagret, er du klar for revisjon. Se også kap. 6.4.1 Intern revisjon.

For lettere å huske når du skal ta kontakt med NLF for revisjon, kan du nå legge det inn i «Sertifiseringer», under «Ansatte», slik at du blir påminnet om det.

 

PERSONVERN I KMV

Torsdag 14. juni fikk du melding om at det var gjort en endring i systemet i henhold til personvernbestemmelsene. Nedenfor finner du mer detaljert informasjon om endringene.

 

Grunntilgang

Når nyansatte legges inn i systemet får de grunntilgang. Det vil si de har tilgang til å:

  • Lese i personalhåndboken (ikke endre)
  • Sende inn avvik
  • Legge inn dieselfylling
  • Fylle ut timelister
  • Lese bedriftens dokumenter

 

Adminrettighet

Ansatte med adminrettigheter har tilgang til alt, unntatt:

  • Har ikke tilgang til «Ansatte» og ansatteinformasjon
  • Her ikke tilgang til «Personelldokumenter» (ligger under «Dokumenter»)
  • Kan se liste over pårørende, men ikke endre noe i den (Er flyttet til «Min bedrift)

 

Personalansvar

Ansatte med personalansvar-rettigheter har tilgang til alt og kan gjøre alle endringer.

 

Ny mappe; «Personelldokumenter».

Det har vært ønske om en mappe som bare ansatte med personalansvar har tilgang til. Den er nå opprettet og ligger under «Dokumenter».

Personlige dokumenter (for ansatte)

Dokumenter som berøre den enkelte ansatte og som den ansatte skal kunne se, legges fortsatt i mappen i den ansattes «Personlige dokumenter».

 

Hvem kan gi rettigheter?

Alle med personalansvar-rettigheter kan gi rettigheter til andre ansatte. Skal en nyansatt få personalansvar-rettigheter, må vedkommende først få «Adminrettigheter» og deretter personalansvar-rettigheter.

 

Har alle medarbeiderne riktige rettigheter?

Alle medarbeiderne som hadde «Adminrettigheter» før 14. juni, fikk automatisk rettighet; «Personalansvar». Vi anbefaler derfor sterkt at øverste leder går gjennom hvilken rettighet de forskjellige medarbeiderne har i dag, og gjør eventuelle endringer.

 

Oslo, 22.06.18

NLF v/Inge Børli

Tidligere nyhetsbrev kan leses her.